Czy szef może nas potajemnie kontrolować?

W dobie powszechnego rozwoju technik inwigilacyjnych, pokusa potajemnej kontroli pracowników staje się coraz silniejsza. Na szczęście w odsieczy przybywają przepisy, skutecznie ograniczające zbyt daleko idący pomysły pracodawców.

Monitoring w miejscu pracy stał się już sprawą powszechną i w większości przypadków jego montaż i wykorzystywanie nie wzbudza wielkich kontrowersji. Wynika to z prostego faktu istnienia przepisów, które dokładnie ustalają dopuszczalny zakres audiowizualnej rejestracji zatrudnianych osób. Mowa tu przede wszystkim o przepisach Kodeksu pracy, ale również osławionego RODO, czyli wspólnotowego Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, stanowiącego podstawę do nowej Ustawy o ochronie danych osobowych.

Co do zasady, pracodawca ma prawo stosować monitoring wizyjny, jednak wyłącznie w sytuacjach, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, ochrony mienia przedsiębiorstwa, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji objętych tajemnicą, czyli takich, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na jakąś szkodę. Aby stosowany monitoring był w pełni zgodny z przepisami, zakład pracy musi wykazać niezbędność jego stosowania dla co najmniej jednego z wyżej wskazanych celów. Należy jednak podkreślić, iż pomimo dość precyzyjnego, zamkniętego katalogu, cele uzasadniające rejestrację pracowników, zostały określone bardzo szeroko, co niewątpliwie jest niezwykle korzystne z punktu widzenia pracodawcy.

Oprócz podstaw uzasadniających stosowanie monitoringu, przepisy ustanawiają również pewne ograniczenia np. w stosunku do miejsc, w których kamer nie wolno zakładać. Do takich obszarów zaliczają się przede wszystkim pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. Może jednak zdarzyć się tak, że któreś z tych pomieszczeń zostanie jednak objęte monitoringiem, z uwagi na przewidziany przepisami cel legalizujący. Wówczas, takie nagranie będzie mogło być wykorzystane wyłącznie wtedy, gdy nie narusza godności ani żadnych innych dóbr osobistych pracowników oraz nie zagraża wolności i niezależności związków zawodowych.

Zapis z monitoringu może być przechowywany przez pracodawcę przez 3 miesiące od daty rejestracji. Po upływie tego terminu pracodawca zobowiązany jest do zniszczenia nagrań. Prawo przewiduje jednak pewne wyjątki od tej zasady i pozwala na dłuższe przechowywanie, jeżeli jest to podyktowane stosowaniem odrębnych przepisów lub potrzebami dowodowymi w związku z toczącym się postępowaniem sądowym lub przygotowawczym. Wtedy, termin przechowywania nagrania zostaje z mocy prawa przedłużony do chwili prawomocnego zakończenia sprawy.

Polskie prawo (w zgodzie z regulacjami RODO) dopuszcza również monitorowanie firmowej poczty elektronicznej. Warunkiem korzystania z takiego środka jest poszanowanie tajemnicy korespondencji oraz, jak w przypadku klasycznego monitoringu, innych dóbr osobistych pracownika. Natomiast prywatna skrzynka pocztowa, nawet jeżeli korzystamy z niej ze służbowego komputera, jest wyłączona z każdej (legalnej!) formy nadzoru. Należy również wspomnieć, że pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wybranej przez siebie formie kontroli oraz jej szczegółowym zakresie – czy to w umowie o pracę, czy też poprzez umieszczenie klauzuli informacyjnej, np. w regulaminie zakładowym.

Paweł Kowalewicz, prawnik w Fundacji Legalna Kultura